1. POLITIQUE
b) Il est, de plus, strictement interdit pour les membres du Conseil d’administration d’occuper une fonction au sein d’une organisation à caractère politique tant au niveau municipal, provincial que fédéral ou lors d’une campagne électorale.
2. DEVOIRS ET OBLIGATIONS DE L’ADMINISTRATEUR ENVERS LA CHAMBRE
L’administrateur est tenu de respecter les statuts et règlements ainsi que le code d’éthique et de fonctionnement de la Chambre.
L’administrateur doit chercher à établir une relation de confiance mutuelle entre lui-même et les autres membres du Conseil d’administration. À cette fin, il doit s’abstenir de tenir des propos personnels et/ou impersonnels, c’est-à-dire qui ne respectent pas les valeurs physiques, intellectuelles ou morales de ses collègues.
L’administrateur peut assumer la responsabilité d’un comité ou d’une activité durant son mandat si la demande lui en est faite par le Bureau de direction. L’administrateur doit agir comme conseiller désintéressé, franc et honnête face aux intérêts de
la Chambre.
2.2. Intégrité
L’administrateur doit s’acquitter de ses devoirs avec intégrité.
L’administrateur ne peut utiliser, pour ses fins personnelles, les valeurs (bien ou argent) de la Chambre dont il a la garde.
2.3. Indépendance et désintéressement (impartialité)
L’administrateur doit, lors de débats, de prises de décisions, subordonner ses intérêts à ceux de la Chambre (même si tous les administrateurs sont en affaires).
L’administrateur doit faire preuve d’impartialité.
L’administrateur doit sauvegarder son indépendance et éviter toute situation où il serait en conflit d’intérêt. Sans restreindre la généralité de ce qui précède, l’administrateur :
ANNEXE I
- Ne peut se constituer, à quelque titre que ce soit, garant ou caution de la Chambre;
- Doit s’abstenir de faire des avances de fond à la Chambre sauf sous forme de déboursés ordinaires;
- Ne peut conseiller à la Chambre de faire des placements ou investissements dans une corporation, une entreprise, des biens ou un projet dans lesquels il a directement ou indirectement un intérêt majoritaire ou un intérêt qui lui permet d’exercer une action
significative sur les décisions.
Dès qu’il constate qu’il se trouve dans une situation de conflit d’intérêts, l’administrateur doit en aviser le Conseil d’administration de la Chambre et lui demander s’il l’autorise à continuer son mandat.
L’administrateur doit, à l’exception de la visibilité et de la reconnaissance à laquelle il a droit, s’abstenir de verser ou de recevoir toute ristourne ou commission relative à l’exercice de son mandat sous peine de destitution immédiate.
2.4. Confidentialité (secret professionnel)
L’administrateur est tenu de garder le secret de tout renseignement de nature confidentielle, obtenu lors de discussions, réunions formelles ou informelles concernant les activités de la Chambre.
L’administrateur doit veiller à ce que ses employés ne communiquent à autrui aucun renseignement confidentiel dont ils ont pu avoir connaissance.
L’administrateur ne peut être relevé du secret professionnel que lorsque la loi l’ordonne.
L’administrateur doit éviter les conversations indiscrètes au sujet des débats, réunions ou autres activités auxquelles il aura participé.
L’administrateur ne doit pas faire usage de renseignements de nature confidentielle au préjudice de la Chambre ou en vue d’obtenir directement ou indirectement un avantage pour lui-même ou pour autrui.
2.5. Accessibilité des dossiers
L’administrateur doit respecter le droit de la Chambre de prendre connaissance des documents qui la concernent dans tous les dossiers constitués à son sujet, et, sous réserve de la loi sur les Chambre de Commerce (Chapitre 18, S.R.C. 1952) et d’autres dispositions législatives incompatibles, d’obtenir une copie ou une photocopie de ces documents.
L’administrateur ne peut garder indûment un dossier ou un document appartenant à la Chambre
3. LES COMITÉS ET LEUR FONCTIONNEMENT
Le président du comité doit présenter au Conseil d’administration, pour approbation, les membres de son comité ainsi que son budget d’opération.
Il doit prendre connaissance des règlements et du Code d’éthique et de fonctionnement et doit s’assurer que tous les membres de son comité respecteront les règlements et le code d’éthique en ce qui concerne le fonctionnement des concours, la politique d’achat, la sollicitation, la gratuité, etc., sous peine de destitution au même titre que les administrateurs.
Il doit présenter au Conseil d’administration un plan d’action ou rapport d’étapes lors des réunions mensuelles.
Un rapport financier et de l’activité doivent être soumis au Conseil d’administration dans les 30 jours suivant l’activité.
Toute dépense de plus de 1.000 $ doit être détaillée dans le budget du comité.
Le président du comité doit obligatoirement être présent aux réunions du Conseil d’administration afin d’expliquer le cheminement de son comité ou déléguer son vice-président.
4. FONCTIONNEMENT DE LA PERMANENCE
b) Les salaires des autres employés permanents sont fixés par le bureau de direction sur recommandation de la directrice générale.
c) L’administration du secrétariat permanent est sous l’entière responsabilité de la directrice générale.
d) Le personnel est sous la direction de la directrice générale, incluant le personnel engagé via les divers programmes gouvernementaux.
e) Les dépenses d’immobilisation supérieures à cinq cents dollars (500$) doivent être préalablement autorisées par le Bureau de direction et/ou le Conseil d’administration.
5. PROTOCOLE
Dans un souci de mettre en évidence la Chambre et l’équipe qui la compose, la responsabilité de mettre en valeur le travail des administrateurs et des autres bénévoles appartient au directeur général et au président.
Par sa fonction, le président est d’office mis en évidence, même s’il n’a pas eu à travailler à la réalisation d’une activité. Il est à éviter que la visibilité du président soit plus importante que celle des principaux responsables et, dans le cas où le protocole doit être allégé, les responsables ont préséance sur le président dans les interventions.
Afin d’éviter les «conflits de visibilité» il est recommandé de partager la représentativité officielle de la Chambre de la façon suivante :
- Porte-parole officiel : le président ou le responsable d’un dossier
- Représentant d’office aux activités socio-économiques :
- Le président ou son délégué
- Activités de la Chambre : le(s) responsable(s)
6. RECRUTEMENT DES MEMBRES
L’engagement d’un recruteur, (rémunéré à la commission), peut s’avérer parfois nécessaire si le blitz n’a pas été un succès.
7. SOLLICITATION DES COMMANDITES
b) Certains commanditaires ont exigé et obtenu l’exclusivité (pour leur secteur activité) pour certaines commandites.
c) Sous réserve des paragraphes 5a et 5b, les membres du Conseil d’administration ont le privilège de commanditer une activité, avant que soient sollicités ses concurrents, à la condition de prendre l’initiative d’offrir la commandite.
d) Sous réserve des paragraphes 5a et 5b, priorité est donnée aux membres lorsque l’on sollicite une commandite, sauf évidemment si un commanditaire (non membre) de l’année précédente accepte de renouveler sa commandite.
e) Sauf, si une personne est employée spécifiquement pour ce travail, les administrateurs ont la responsabilité de solliciter les commandites auprès des membres/fournisseurs et ce, pour le Gala et autres activités, s’il y a lieu, et ceci pour éviter que la permanence ait une «dette» envers des commanditaires qui pourraient exiger des faveurs ou privilèges.
Si le mode de paiement est la facturation, l’administrateur a la responsabilité de récupérer le paiement de ses clients retardataires.
Sauf exception, les billets d’admission pour les autres activités sont disponibles au secrétariat permanent et les administrateurs ne sont pas impliqués dans leur vente ou distribution.
8. GRATUITÉS ET FRAIS DE RÉUNION
a) Gala
Les membres du Conseil d’administration qui ont à travailler pendant le gala (hôte/hôtesse, animateur) paient leur admission selon un barème fixé par le Conseil d’administration.
Une gratuité s’applique aux membres du jury ainsi qu’aux journalistes.
Le maire, les députés, ministres et autres politiciens (s’ils ne sont pas conférenciers) paient leur admission.
b) Repas conférences
Seul le conférencier, le président de la Chambre de commerce au Cœur de la Montérégie, les permanents de la Chambre obligés d’y assister, ainsi que les journalistes, ne paient pas leur repas.
c) Frais de réunion
Les frais relatifs aux réunions du Conseil d’administration et du Bureau de direction sont défrayés par la Chambre. Elles se tiennent majoritairement à la Chambre de Commerce.
Les frais reliés aux réunions des comités sont aux frais des administrateurs, sauf, si cette réunion a lieu à la Chambre de commerce ou convoquée dans un établissement autre par le président de la Chambre ou le directeur général.
Les coûts reliés à l’hébergement et au transport sont assumés par l’administrateur, sauf si le Conseil d’administration en a décidé autrement, par une résolution dûment proposée, appuyée et adoptée lors d’un Conseil d’administration.
9 – FONCTIONNEMENT DES CONCOURS
Les membres du jury devront être reconnus comme étant bien informés sur le développement des entreprises. Ils seront majoritairement recrutés parmi les représentants d’institutions gouvernementales ou du secteur de l’éducation ou autres secteurs, tel qu’il permettra d’éviter le plus possible les conflits d’intérêts et d’offrir aux dirigeants des entreprises de participer au
concours.
Les représentants des banques et firmes comptables sont automatiquement écartés comme membre d’un jury, à cause des conflits d’intérêt évidents qui pourraient survenir.
Exception serait faite si toutes les banques et firmes comptables membres de la Chambre étaient représentées sur le jury.
Afin de conserver la crédibilité de ses concours, aucun membre du Conseil d’administration de la Chambre ne doit siéger au jury, celui-ci étant de l’entière responsabilité du Président du jury.
Les membres du jury doivent se conformer au Code d’éthique de la Chambre et ils peuvent s’abstenir de siéger lors de conflits d’intérêts évidents qui pourraient survenir.
Le directeur général est le lien entre le jury et le Conseil d’administration. Il agit à titre de technicien et de personne-ressource, sans droit de vote.
La présidence d’un jury doit être décidée, par résolution du Bureau de direction. Les entreprises des membres du Bureau de direction de la Chambre ne sont pas éligibles à aucun des concours, sauf si l’administrateur n’est pas directement lié à l’administrateur de l’entreprise.
10 – FRAIS DE REPRÉSENTATION
La Chambre délègue également (à ses frais) ces deux (2) représentants au congrès annuel de la Chambre de Commerce du Québec. Invitation est faite aux autres administrateurs de participer au congrès annuel des Chambres de commerce. Seuls les frais d’hébergement sont défrayés par la Chambre, si la Chambre est partagée avec un des représentants officiels.
Les autres coûts (transport, inscription, repas et autres non inclus dans les frais d’inscription sont aux frais des administrateurs.
Si une entreprise membre de la Chambre est finaliste, au Gala des Mercuriades, les frais d’inscription, de déplacement et de séjour du président et directeur général (vice-président exécutif) de la Chambre sont assumés par la Chambre, mais non ceux de leurs conjoints (es).
La Chambre ne défraie pas l’inscription du président, si son entreprise est parmi les finalistes de ce concours, car celui-ci représentera son entreprise et non la Chambre.
11 - ENGAGEMENTS
2. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent s’engagent à utiliser toutes ses ressources disponibles pour assurer la satisfaction des membres en exigeant la coopération et la collaboration efficace de tous.
3. Les administrateurs et les permanents doivent respecter l’image de la Chambre, ne pas dénigrer l’organisme, les membres, l’administration, les bénévoles et la permanence.
Envers nos bénévoles
4. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent doivent prendre tous les moyens adéquats pour motiver et développer le sens d’appartenance des bénévoles.
5. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent s’engagent à trouver des voies et issues pour valoriser nos bénévoles.
Envers les permanents
6. Le Conseil d’administration et le directeur général (vice-président exécutif) doivent œuvrer pour cerner les capacités individuelles des employés, en vue d’établir un plan de conditions favorables au travail.
7. Le Conseil d’administration et le directeur général (vice-président exécutif) s’engagent à œuvrer pour assurer et maintenir le plein emploi des employés permanents.
Envers nos fournisseurs
8. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent doivent garantir et s’assurer que les fournisseurs de la Chambre soient prioritairement ses membres.
9. Le Conseil d’administration et le secrétariat doivent s’assurer d’encourager les membres tour à tour durant une année d’opération en autant que les prix soient compétitifs et afin de conserver une image d’équité face aux membres.
10. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent s’engagent à respecter les clauses établies entre eux et les fournisseurs.
11. Les membres du Conseil d’administration ne doivent pas être en conflit d’intérêts avec les autres fournisseurs membres. Dans la mesure du possible un administrateur durant son terme devrait s’abstenir de vendre des services ou produits afin d’assurer l’impartialité et la transparence de la Chambre.
Envers les organismes intervenants dans la région
12. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent doivent trouver des moyens adéquats pour convertir les forces des autres organismes intervenants dans la région en des stimulants de développement croissance socio-économique.
13. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent s’engagent à se concerter davantage avec les autres organismes intervenants dans la région tout en se servant d’une stratégie offensive de développement.
Envers la communauté
14. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent doivent s’organiser pour continuer de participer activement aux différents dossiers de développement socioéconomique au Cœur de la Montérégie.
15. Le Conseil d’administration et le secrétariat permanent s’engagent à rester visibles et actifs dans tout dossier de développement socio-économique de la communauté conformément à la mission générale de la Chambre.